東芝テックの複合機で、高速名刺スキャン、簡単名刺管理

「やさしく名刺ファイリングPRO」と「e-STUDIO」シリーズを連携

名刺を電子化することで、さまざまなメリットが生まれます。例えば、素早く目的の名刺を探す検索機能が使えることや、名刺データを利用してメールの一斉送信ができることなどが挙げられます。ところが膨大な量の名刺のストックをみて最初のスキャンの段階でつまずいてしまうお客様もいらっしゃるそうです。

PS商品・マーケティング担当の輪湖 江梨奈は、「東芝テックの複合機『e-STUDIO』シリーズは、ラインアップのほとんどに両面同時原稿送り装置を装着することができます。そのため約100枚の名刺をセットして一括で両面スキャンできます。その速度は片面で毎分74ページ、煩雑な作業で滞りがちな電子化を手間なくできます」と名刺電子化の課題解決方法を話します。

スキャン後は、「e-STUDIO」シリーズと「やさしく名刺ファイリングPRO」を連携することで、高速でしかも利便な名刺管理システムが実現できます。

大きな特長は、名刺のデジタル化作業をほぼ自動で行える点です。まず、複合機のスキャナに名刺をまとめてセットし、液晶パネルでスキャン操作を実行すると、連続で名刺が画像化されます。スキャンデータが所定のフォルダに入ると、フォルダ監視ツールがデータを検知し、「やさしく名刺ファイリングPRO」が自動的にOCR機能で印刷されている名刺の情報を読み取ります。社名や役職名、電話番号など、各データはフィールド別にテキスト化して表示され、OCRの処理にミスがあった場合は、手動で訂正できます。こうして取り込んだ名刺は、検索性に優れたデータベースとなります。氏名や社名といった基礎情報に加え、詳細検索では「スキャンした時期」、「いつ会ったか」等の情報を元に検索することも可能です。例えば「先週の打ち合わせで会ったのは誰だったか」といった、記憶があいまいなケースにも対応できます。

データベースを持ち出しExcelや出先でフル活用

データベースは最大99個まで設定でき、それぞれ3万枚分の名刺データを入力できます。このため最大名刺登録件数は297万件です。業種別・会社別など、カテゴリー別にデータベースを設けて管理してもよいですし、「串刺し検索」機能による全データベースの横断検索もできるので、全データベースを1つの大きなデータとして取り扱うことも可能です。

名刺データはCSVかExcel形式にエクスポートすると利便性が向上します。旧来のデータの引き継ぎにも使えますし、自由にExcelなどで加工することで営業ツールやデジタルマーケティングツールとしての活用が期待できます。もちろん年賀状ソフト等でのデータ活用も可能となります。

また、名刺データからメールアドレスを抽出し、メールアドレスを送信先に選んで一括送信できる機能があります。イベントやセミナーにご来場いただいた方の名刺をスキャンし、すぐにお礼状や各種案内状を送るといった使い方が可能となります。

データベースをクラウド経由でスマートフォンアプリと連携できる点も大きなメリットです。オプションの「名刺ファイリングCLOUD」を利用することで、名刺データを出先でも利用できます。例えば、外回り中に相手先の名刺を検索し、タップするだけで電話やメールの発信が可能です。名刺が入った分厚い名刺フォルダを持ち歩かなくても、スマートフォンで便利に素早く検索できます。また、住所をタップすれば、地図アプリと連携し、道のりをナビで確認できます。

必要な名刺データを自身のスマートフォンに簡単に転送する方法もあります。「やさしく名刺ファイリングPRO」のソフト上で転送したい名刺データを二次元コードで表示させ、そのコードをスマートフォンで読み取ります。１件ずつにはなりますが、各キャリアの電話帳に合わせたフォーマットですぐに転送できます。

東芝テックの複合機セールスに名刺管理という付加価値を

「e-STUDIO」シリーズを活用した名刺管理ソリューションの一番のセールスポイントは、一括処理できる両面同時原稿送り装置によるスキャン機能です。原稿ガラス面で大量の名刺を処理しようとすると並べた名刺の交換が大変ですし、両面スキャンの場合は裏返して2度スキャンする手間がかかります。また、「e-STUDIO」シリーズの両面同時原稿送り装置によるスキャンであれば、名刺をスキャンした際にサイズの誤認がありません。ガラス面でのスキャンでは、名刺の区切りと誤認されやすい横縞がデザインされた名刺でも間違いなく画像化できます。

この名刺に対応する両面同時原稿送り装置は競合他社にない独自の装備で、2016年製品で初めて搭載されてから、名刺管理と組み合わせた提案を始めました。「見た目も分かりやすく、名刺がたくさん入るなら使ってみたい」と、セールスの感触は上々です。ビジネスパートナー営業企画担当　岡 広明 参事は、「単体で勧めるのが難しい複合機をアピールするうえで、名刺管理は大きな武器になっている」と手応えを感じています。

主な導入事例は、2～10人規模のオフィス。管理者が名刺データを一元管理して営業に配布するなど、お試しで1ライセンスを購入していただき、必要に応じてライセンスを追加していくといった、柔軟なセールスも行われているそうです。

名刺をデジタル化して管理し、それをツールとして営業活動に活用していこうという動きが広まっています。このような世の中の潮流を逃さず、東芝テックの複合機で実現可能な、高速名刺スキャン、簡単名刺管理を複合機と一緒にPRされてみてはいかがでしょうか。デジタルマーケティングの入り口としても最適なソリューションとなり、お客様の役に立つツールとして貢献するでしょう。